貨代一般海運操作流程 Smartrans International
一、訂艙
1.客戶向貨代訂艙（訂艙必須顯示：托運人/發貨人、船公司/船名/航次或船期、起運港、目的港/中轉港、貨名、柜型、柜量、運費條款、托運人的簽字、蓋章）
2.客服人員收到訂艙單后，需確認訂單
到付貨FOB/EXW/FCA：跟國外確認
預付貨：Sales（預付貨）跟客戶核對運價，在確認后由Sales在訂艙單上簽字確認，然后再根據自編的S/O號向相應船公司訂艙。
3.客服人員需跟船公司確認艙位。訂艙完畢后，客服人員應及時將資料輸入公司內部系統
4.制作對應的操作通知單，注明與訂艙信息相符的信息，發送給客戶，以便客戶安排好貨物及單據的遞送。

進倉：進倉通知單
拖卡：拖卡裝箱通知單

自拉自報：自拉自報協議書
*EXW/FCA：由客人提供提貨通知書，貨代安排車隊去提貨送倉
二、進倉、拖車、自拉自報→報關
1.客戶行為
①進倉：
客戶收到進倉通知單后，在確認內附信息無誤可以進倉后，需按照進倉單上的時間地址準時進倉。報關資料需在規定時間內寄送到貨代處，以便貨代安排報關。
②拖卡：
客戶如需貨代安排拖卡報關，需在接收到貨代提供的拖卡裝箱通知單后進行確認，如確認無誤后需將安排拖卡的相關信息（拖卡時間、地點、聯系人、裝箱數據）正確無誤地補充到通知單內，回傳給貨代。同時，需將報關資料準備齊全在貨代規定的時間內寄送到位。
③自拉自報：
客戶如需自拉自報，請在確認好貨代提供的自拉自報協議書上的相關訂艙及費用信息后，將自拉自報協議書簽名蓋公章先掃描回傳貨代，再在收到貨代關于船公司已放艙的通知后，憑自拉自報協議書正本簽字蓋章原件到貨代處領取箱單后自行安排裝箱進港，并在船公司規定的截單時間內告知箱封號等信息給到貨代。另報關也由客戶自行安排其他貨代或報關行進行辦理。
2.貨代行為
①進倉：
在客戶貨單均到的情況下安排出運：整柜貨，通知倉庫提箱裝箱安排進港，接收倉庫提供的箱封號進行截單；拼箱貨，轉交客服進行拼箱信息（順序、箱型、是否安排裝箱等）確認，通知倉庫進行提箱裝箱進港，接收倉庫提供的箱封號進行截單。報關資料移送報關行進行審單，告知預安排報關時間。
*貨代確認客戶到單到貨情況須知：
⑴貨物進倉情況：
已入倉：
需確認貨物與客人訂艙數據是否相符，跟倉庫確認貨物是否有存在破損變形油污等情況。如有發生破損等情況，需跟客戶確認。確認能出運的，需讓客戶提供相應的保函；不能出運的，請配合客戶進行返工行為。（到付貨FOB原則上需跟國外進行確認是否能出運，預付貨需跟客戶進行確認）
未入倉：
需立刻跟客戶進行確認是否出運，如仍需出運，需告知客戶最晚截止送單送貨時間。同時通知客服，由客服來確認是否等該客戶的貨。
⑵報關資料接收情況：
已接收：
做好登記、整理、存檔工作，與客戶訂艙的信息進行基本數據核實，并查看資料是否齊全。提前移交至報關行進行審單（尤其是需要進行商檢的單子，需提早交到報關行進行商檢換單）
未接收：
需立刻跟客戶進行確認單據寄送到位的時間，并確認是否有商檢等特殊情況。如無法在規定時間內寄送到，應由客戶提供正確完整的掃描件到我司，正本在報關日當天之前務必送到報關行。
②拖卡：
在收到客戶回傳的拖卡裝箱通知書后，根據客戶提供的信息以及所安排船期的截單進港時間通知合作車隊安排提箱、拖卡裝箱、進港等操作。并在車隊進行安排后告知客戶前往拖卡的車隊信息以便客戶進行核對。在車隊提到箱子后，貨代根據車隊提供的箱封號等信息進行截單。
報關資料移送報關行進行審單，告知預安排報關時間。
③自拉自報：
貨代只需根據客戶提供的艙單信息進行截單，在船公司規定的截單時間內將內容填寫完整且正確的艙單發給船公司，并確保船公司已接收。
報關事項由客戶自行安排。
三、單證確認→費用→簽單→歸檔
1.單證確認：
在客戶到單到貨并且已有初步出運信息后，貨代單證需根據客戶之前提供的訂單進行提單相關信息錄入工作，及時發送至客戶進行確認，直到確認完畢。
注：簽單后客戶要求修改提單，貨代需視情況加收費用。
2.費用：
確認出運后，貨代需制作費用，發送到客戶處由客戶進行確認開票事宜。在客戶確認后，貨代開具發票寄送至客戶以便其付款買單。特殊費用的需跟客服/Sales進行確認。
3.簽單
①貨代提單：
貨代在跟船公司確認好離港信息后，單證需將確認完畢的提單簽出，在客服確認無誤并且簽字后上交財務保管。財務在確認收到客戶付款后將提單蓋章后，將提單退到單證手中，由單證寄送給客人或幫客戶安排電放。
注：客戶要求電放的提單需收到客戶提供的電放保函正本、電放費和提單正本后方能安排電放
②海運提單：
海運提單由船公司簽出，貨代在收到船公司的海運提單后：正本提單，需將其中一正一副留底歸檔，剩下兩正兩副需正本寄出到國外代理；電放提單，需出具電放保函到船公司以便船公司安排電放給貨代；Seaway
bill，只需將seaway bill跟貨代提單一起歸檔轉交客服進行下一步操作即可。
4.歸檔
客服在收到船公司的海單文件后，整理好與這票單子相關的海運費用、貨代提單信息進行整合后掃描存檔，掃描件發送至國外。另需將該票單子進行關閉歸檔。
四、其他
1.如由貨代安排拖車/進貨代倉庫的并且由貨代安排報關的貨物，貨代操作應在船公司的免費用箱期內安排拖柜，并在免堆期內安排進港，避免產生額外費用。若有發生超堆費、改船費、超期柜租等額外費用，需立即通知客戶，要求其書面確認，并做好登記。
2.客戶因各種原因取消訂艙的，需要求其書面確認，在確認所有發生費用已結清的情況下方可在電腦中刪除資料。
3.提單繕制注意事項：
①提單的內容應完整、準確，必要的信息不可留空，包括：SHIPPER、CONSIGNEE、NOTIFY
PARTY、VSL’S NAME/VOY、POL、POD、PLACE OF DELIVERY、MARKS、CARGO DESCRIPTION、CNTR
NO./SEAL NO.,DELIVERY AGNET
等。
②提單表面應清潔，避免過多涂改，一份提單最多不可超過3個更正章。一些重要的項目，比如件毛體數據、品名、船名/航次、箱封號等不可更改。切記報關單、提單、艙單三單上的品名、件毛體數據等數據須保持一致。
③客戶要求出船證的。船證的內容（比如船級社、船齡的要求）應與相關船公司核實確認。
④原則上不能同意客戶倒簽提單的要求。
⑤海運提單原則上歸貨代所有，不能提供給客戶海運提單，出給客戶的提單是由貨代提供（客戶要求出直單的情況除外）。

　　出口 海運貨代出口操作程序
　　一、接受貨主詢價
　　1、 海運詢價：
　　a. 需掌握發貨港至各大洲，各大航線常用的，及貨主常需服務的港口，價格；
　　b. 主要船公司船期信息；
　　c. 需要時應向詢價貨主問明一些類別信息，如貨名，危險級別等。（水路危規）
　　2、 陸運詢價：（人民幣費用）
　　a. 需掌握各大主要城市公里數和拖箱價格；
　　b. 各港區裝箱價格；
　　c. 報關費、商檢、動植檢收費標準。
　　3、 不能及時提供的，需請顧客留下電話、姓氏等聯系要素，以便在盡可能短的時間內回復貨主。
　　二、接單（接受貨主委托）
　　接受貨主委托后（一般為傳真件）需明確的重點信息：
　　1、 船期、件數
　　2、 箱型、箱量
　　3、 毛重
　　4、 體積
　　各項型最大體積為：( 長*寬*高 ) 可裝體積， 可裝重量
　　1×20’GP=31CBM 6*2.38*2.38 25 17MT
　　1×40’GP=67CBM 12*2.38*2.38 55 25MT
　　1×40’HC=76CBM 12*2.7*2.38
　　1×45’GP=86CBM
　　（注：GP general purpose 普通箱；CBM cubic metre 立方米；MT metric ton 公噸 ；HC high cubic 高箱 ）
　　5、 付費條款、貨主聯系方法
　　6、 做箱情況，門到門還是內裝
　　三、訂艙
　　1、 繕制委托書（十聯單）；
　　制單時應最大程度保證原始托單的數據正確、相符性，以減少后續過程的頻繁更改。
　　2、 加蓋公司訂艙章訂艙：
　　需提供訂艙附件的（如船公司價格確認件），應一并備齊方能去訂艙。
　　3、取得配艙回單，摘取船名、航次、提單號信息。
　　四、做箱
　　1、 門到門：
　　填妥裝箱計劃中：做箱時間、船名、航次、關單號、中轉港、目的港、毛重、件數、體積、門點、聯系人、電話等要因，先于截關日（船期前兩天）1~2天排好車班。
　　2、 內裝：
　　填妥裝箱計劃中:船期船名航次、關單號、中轉港、目的港、毛重、件數、體積、進艙編號等要因，先于截關日（船期前兩天）1~2天排好車班。
　　3、取得兩種做箱方法所得的裝箱單（CLP）
　　五、報關（有時同時、有時先于做箱）
　　1、 了解常出口貨物報關所需資料。（裝運單、報關委托書、商業發票、裝箱單、出口收匯核銷單，海關認為必要時需交驗的訂貨合同及其它有關單證或資料。）
　　a. 需商檢
　　b. 需配額
　　c.需許可證
　　d.需產地證
　　e.需提供商標授權、商標品名
　　f .出口香港地區貨值超過$10萬，其他地區超過$50萬，核銷時需提供結匯水單（復印件）
　　g. 需提供商會核價章
　　2、 填妥船名航次，提單號，對應裝箱單(packing list)，發票，所顯示的毛重凈重，件數，包裝種類，金額，體積，審核報關單的正確性（單證一致）。
　　3、 顯示報關單所在貨物的 “中文品名”，對照海關編碼大全，查閱商品編碼，審核兩者是否相符，按編碼確定計量單位，并根據海關所列之監管條件點閱所缺乏報關要件。
　　4、 備妥報關委托書，報關單，手冊，發票，裝箱單，核銷單，配艙回單（十聯單第五聯以后），更改單（需要的話）和其他所需資料，于截關前一天通關。
　　5、 跟蹤場站收據，確保配載上船。
　　6、 凡是退關改配的，若其中有下個航次，出運仍然需要，諸如許可證，配額，商檢，動植檢之類的文件資料，退關、改配通知應先于該配置船期一個星期到達，以便（報運部）順利抽回資料，重新利用。否則只會順延船期，造成麻煩。
　　六、提單確認和修改
　　1、 問明顧客“提單”的發放形式：
　　a. 電放：
　　需顧客提供正本“電放保函”（留底），后出具公司“保函”到船公司電放。
　　b. 預借(如可行)
　　需顧客提供正本“預借保函”（留底），后出具公司“保函”到船公司預借。
　　c. 倒簽(如可行)
　　需顧客提供正本“倒簽保函”（留底），后出具公司“保函”到船公司倒簽。
　　*此種情況下，多半是簽發HOUSE B/L.
　　d. 分單：
　　應等船開以后3~4天（候艙單送達海關，以保證退稅），再將一票關單拆成多票關單。
　　e. 并單：
　　應等船開以后3~4天（候艙單送達海關，以保證退稅），再將多票關單合成一票關單
　　f. 異地放單：
　　須經船公司同意，并取得貨主保函和異地接單之聯系人，電話，傳真，公司名，地址等資料方可放單。
　　2、依據原始資料，傳真于貨主確認，并根據回傳確立提單正確內容。
　　七、簽單
　　1、 查看每張正本提單是否都簽全了證章。
　　2、 是否需要手簽。
　　八、航次費用結算
　　1、 海運費
　　a. 預付(FREIGHT PREPAID)
　　b. 到付(FREIGHT COLLECT)
　　2、 陸運費
　　a 訂艙
　　b. 報關(包括返關之前己經報關的費用)
　　c. 做箱(內裝/門到門)
　　d. 其他應考慮的費用：
　　沖港費/沖關費
　　商檢、動植檢、提貨費、快遞費、電放、更改
　　九、提單、發票發放（提單樣本）
　　1、 貨主自來取件的,需簽收
　　2、 通過EMS和快遞送達的,應在“名址單”,上標明諸如:“提單號”、“發票號”、“核銷單號”、“許可證號”、“配額號"等要素以備日后查證
　　十、應在一個月內督促航次費用的清算并及時返還貨主的“核銷退稅單”
　　十一、海關退稅有問題的,需更改并要提供如下資料:
　　l、報關數據正確、艙單不正確的
　　a. 經預錄后的〈海關返還的〉報關單復印件；
　　b. 場站收據復印件〈十聯單的第七聯即黃聯〉；
　　c. 提單正本復印件兩張；
　　e. 裝箱單(Container Load Plan)復印件；
　　f. 更正單（三聯、正本）。
　　2、短裝（多報少出）、溢裝（少報多出）
　　a. 船開5天（工作日）內沒能及時更正的:
　　先交納罰款金3000-5000;
　　貨主重新提供的發票、裝箱單（Packing list）
　　貨主重新提供報關單
　　提單副本復印件（加蓋“提單副本確認章”）
　　b. 船開5天（工作日）內更改的
　　提單副本復印件（加蓋“提單副本確認章”）
　　正本、正確的報關單
　　正本、正確的發票、裝箱單
　　進口 大概流程：收貨人預備進口單據→換單→報檢→報關→辦理設備交接單→提箱→提貨
　　具體操作：
　　一、進口單據：
　　1：收貨人向貨代提供進口全套單據；貨代查清此貨物由哪家船公司承運、哪家船代操作、在哪里可以換取提貨單（小提單）。
　　2：進口單據包括：帶背書的正本提單或電放副本加保函、裝箱單、發票、合同（一般貿易）。
　　3：貨代提前聯系場站并確認好 提箱費、掏箱費、裝車費、回空費。港雜費
　　二、換單：
　　1：貨代在指定船代或船公司確認該船到港時間、地點，如需轉船，必須確認二程船名。
　　2：憑帶背書的正本提單（如果電報放貨，可帶電報放貨的傳真件與保函）去船公司或船代換取提貨單（小提單）。
　　注：“背書正本提單”兩種形式：
　　（1），提單上收貨人欄顯示“訂艙人”，則由發貨人背書；
　　（2），提單上收貨人欄顯示真正的收貨人，則需收貨人背書。
　　三、報檢：
　　檢驗檢疫局根據“商品編碼”中的監管條件，確認此票貨是否要做商檢。
　　四、報關（清關）
　　1：收貨人如果有自己的報關行，可自行清關，也可以委托貨代的報關行或其他有實力的報關行清關
　　2：報關資料包括：、提單（包括小提單）、商業發票、裝箱單、保險單、運費發票、報關委托書、訂貨合同、原產地證書及其它海關認為必要時需交驗的有關單證或資料。不同
　　3：海關：
　　（1）通關時間：一個工作日以內
　　（2）特殊貨物：二到三個工作日
　　（3）查驗：a，技術查驗：依據單據以及具體貨物決定是否查驗；b：隨機查驗：海關放行科放行后，電腦自行抽查。
　　五、辦理設備交接單
　　1：貨代憑帶背書的正本提單（電放放貨的傳真件和保函）去船公司或船代的箱管部辦理設備交接單。
　　2：設備交接單：它是集裝箱進出港區、場站時，回箱人、運箱人與箱管人或其代理之間交換集裝箱及其他機械設備的憑證，并有管箱人發放集裝箱憑證的功能。它分進場和出場兩種，交換手續均在碼頭堆場大門口辦理。
　　注：拼箱貨（CFS條款交貨），憑船代業務部進口科的通知單到箱管部交納進口單證費，然后可憑“小提單”和分單到碼頭直接提取貨物，無須辦理設備交接單。
　　六、提箱：
　　1：貨代憑小提單和拖車公司的“提箱申請書”到箱管部辦理進口集裝箱超期使用費、卸箱費、進口單證費等費用的押款手續。
　　2：若押款人不是提單上所注明的收貨人，押款人必須出具同意為收貨人押款并支付相應費用的保證函（保函）。
　　3：押款完畢經船代箱管部授權后到進口放箱崗辦理提箱手續，領取集裝箱設備交接單，并核對其內容是否正確。
　　4：收貨人拆空進口貨物后，將空箱返回指定的回箱地點。
　　5：空箱返回指定堆場后，收貨人要及時憑押款憑證，到箱管部辦理集裝箱費用的結算手續。
　　七、提貨：
　　1：貨代或收貨人憑小提單，聯系拖車去船代指定的碼頭、場站提取貨物。
　　2：押款人到箱管部辦理集裝箱押款結算手續。
　　注：拼箱貨需要到船公司或船代理簽取散貨分提單（分單），提貨時用小提單和分單到碼頭提取貨物。